Prise de rendez-vous en ligne

Comment un client réserve, en quatre étapes

• 1. La prestation Dans vos tarifs, avec nom, durée et prix. Seules apparaissent les prestations que vous avez décidé d’ouvrir en ligne.
• 2. Le jour et l’heure On ne voit que les horaires où cette prestation tient vraiment, de la première à la dernière minute.
• 3. Les coordonnées Prénom, nom, e-mail, téléphone et, si besoin, une note : « première fois », « cheveux très longs ».
• 4. La confirmation Un geste, et le code de réservation apparaît à l’écran. Aucun compte à créer, aucune app à télécharger.

Les horaires libres, c’est le logiciel qui les calcule, pas vous

Pour décider, le logiciel regarde cinq choses :

• les horaires d’ouverture que vous avez saisis dans les Réglages, plage par plage ;
• les fermetures : les vacances, les jours fériés, le jour de la formation ;
• la durée de la prestation : une coloration de quatre-vingt-dix minutes n’est pas proposée à 18 h 30 si vous fermez à 19 h ;
• les rendez-vous déjà dans le calendrier, pris en ligne ou notés par vous ;
• combien de personnes vous pouvez recevoir en même temps : les fauteuils, les cabines, les coachs.

Le dernier calcul, la base de données le refait à l’instant de la confirmation. Si deux personnes essaient de prendre la dernière place de dix heures à la même seconde, une seule passe, et l’autre est avertie que cette heure n’est plus libre.

Les règles, c’est vous qui les décidez

Le rendez-vous arrive dans le calendrier, avec la fiche du client

La fiche du client se crée toute seule. S’il avait déjà réservé, ou si vous l’aviez déjà saisi, LyamFlow le reconnaît à l’e-mail ou au numéro de téléphone et relie le rendez-vous à la fiche existante : pas de doublons, et le nom que vous aviez écrit ne change pas. Le numéro se reconnaît même écrit autrement : +41 79 et 079, c’est la même chose.

Les rendez-vous que vous prenez par téléphone occupent la place aussi pour ceux qui réservent en ligne, dès que vous les notez. Le registre est unique.

Où vos clients la trouvent

• Une adresse à vous La page a sa propre adresse, comme lyamflow.com/r/salone-aurora/prenota : elle va sur la fiche Google, dans la bio des réseaux sociaux et dans la signature des e-mails.
• Dans le site que vous avez déjà Le module de réservation se colle dans vos pages avec un morceau de code que vous copiez depuis le logiciel. Pour les éditeurs qui n’acceptent pas les scripts, il y a le simple cadre, ou un bouton.
• Avec le code QR En vitrine, sur la carte de visite, à côté de la caisse : qui le scanne arrive directement sur la page de réservation.

Derrière la page, le logiciel de votre métier

La réservation en ligne fait partie du logiciel de gestion de LyamFlow, ce n’est pas un produit à part. Derrière, il y a les outils dont a besoin qui travaille sur rendez-vous, chacun avec les mots de son métier : clients et forfaits pour le coiffeur, inscrits et abonnements pour la salle de sport, patients et cycles pour le physiothérapeute.

• Fiches clients Coordonnées, notes, l’historique des rendez-vous et des dépenses. L’anniversaire, quand c’est pertinent, pour les vœux.
• Calendrier La journée telle qu’elle est vraiment : qui vient, à quelle heure, pour quelle prestation.
• Tarifs Les prestations avec durée et prix, et les produits que vous vendez au comptoir.
• Forfaits et abonnements Dix séances, douze leçons : les séances utilisées se comptent toutes seules, à chaque rendez-vous lié.
• Paiements et factures Les encaissements enregistrés, et les factures en PDF avec la QR-facture suisse en bas de la page.
• Personnel et autorisations Un accès pour chaque personne qui travaille avec vous, et pour chacune les sections qu’elle peut voir.
• Un logiciel qui s’adapte Les sections s’activent, se désactivent, se renomment et se réorganisent ; et s’il vous manque quelque chose, comme l’inventaire des produits, vous la créez.
• En quatre langues Italien, allemand, français et anglais : chacun de ceux qui travaillent avec vous choisit la sienne.

Pour qui elle est pensée

Pour ceux qui vendent un temps précis : une coupe d’une demi-heure, un soin de cinquante minutes, une séance individuelle d’une heure. En pratique :

• coiffeurs et barbiers, avec les vraies durées de la coupe, de la coloration et de la barbe ;
• esthéticiennes, centres de bien-être et massages, avec les soins et les forfaits de séances ;
• coachs sportifs, salles de sport, yoga et pilates pour les séances individuelles, avec les abonnements qui se décomptent tout seuls ;
• et aussi les physiothérapeutes, cabinets dentaires, salons de toilettage, vétérinaires et cabinets professionnels, chacun avec son logiciel et ses mots.

Ce qu’elle ne fait pas aujourd’hui

• Elle n’envoie pas de rappels automatiques, ni par e-mail ni par SMS, et n’envoie pas d’e-mail de confirmation : la confirmation, c’est ce que le client voit à l’écran, avec son code.
• Elle ne demande pas de paiement au moment de la réservation : on paie chez vous, le jour du rendez-vous.
• Elle ne fait pas choisir la personne qui s’occupe du client : le client choisit la prestation et l’heure, et qui le reçoit, c’est vous qui le décidez.
• Elle ne gère pas un horaire de cours collectifs, comme le yoga du mardi à 19 h avec douze places : elle est faite pour les rendez-vous individuels.
• Elle ne se synchronise pas avec Google Agenda ni avec d’autres calendriers externes : les horaires libres, c’est le calendrier du logiciel qui les décide.

Combien ça coûte

• 14 jours essai complet Tout activé, sans carte de crédit : la page de réservation s’essaie avec de vrais rendez-vous, pas avec des données fictives.
• CHF 29.90 / mois forfait Basic Une activité, avec la réservation en ligne et tout le logiciel de gestion : clients, calendrier, tarifs, forfaits, paiements, personnel.
• CHF 79.90 / mois forfait Pro Jusqu’à cinq activités et cinq sites depuis le même compte, chacune avec sa page de réservation.

Aucune commission sur les rendez-vous et aucun pourcentage sur les encaissements : ce que vous payez ne dépend pas du nombre de personnes qui réservent. Les montants sont en francs suisses.

Questions fréquentes

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