Prenotazioni e appuntamenti
Software per prenotazioni online
Le prenotazioni arrivano di notte, di domenica e mentre stai lavorando — e arrivano sul tuo sito, non su un portale che poi ti rivende i tuoi clienti. Calendario, disponibilità vere, conferme automatiche. Quattordici giorni di prova.
Che cosa fa un software di prenotazioni online
Mostra ai tuoi clienti soltanto gli orari in cui puoi davvero riceverli, raccoglie la prenotazione a qualunque ora del giorno, la conferma per email e la scrive nel tuo calendario — dove nessun altro può prendere lo stesso posto. In cambio ti toglie il telefono che squilla nel momento peggiore.
Detta così sembra un modulo di contatto. La differenza è tutta in quella parola, davvero: un modulo di contatto raccoglie una richiesta e lascia a te il lavoro di verificare se quell'ora è libera, rispondere, e segnarla da qualche parte. Un software di prenotazioni fa il contrario — decide prima che l'ora è libera, e poi la occupa nello stesso istante in cui la promette.
Le quattro cose che deve saper fare
- Calcolare la disponibilità, non chiederla a te ogni volta
- Impedire che due persone prendano lo stesso posto
- Confermare subito, perché una prenotazione non confermata non è una prenotazione
- Tenere lo storico, perché chi torna vale più di chi arriva
Le disponibilità si calcolano, non si scrivono a mano
Ogni servizio del listino porta con sé la sua durata. Se il colore dura novanta minuti, non verrà mai offerto uno spazio da quaranta; se la sala ha dodici tavoli, il tredicesimo gruppo non vede quell'ora libera. Gli orari mostrati al cliente nascono dall'incrocio fra durata, risorse e turni di chi lavora.
È la differenza che si sente al secondo mese. Un elenco di fasce scritto a mano — «tutti i giorni 9, 10, 11, 14, 15» — invecchia il giorno in cui cambi orario, prendi una persona in più o chiudi il lunedì. Da quel momento il sito promette ore che non esistono, e qualcuno arriva quando non ci sei.
Due persone non possono prendere lo stesso posto
Sembra ovvio ed è il punto in cui quasi tutti i sistemi fatti in casa si rompono: due clienti aprono la pagina nello stesso momento, vedono lo stesso orario libero, e premono conferma insieme.
In LyamFlow la conferma della prenotazione e l'occupazione del posto avvengono nella stessa transazione del database: o riescono entrambe, o non riesce nessuna delle due. Non è un controllo a schermo che si può aggirare ricaricando la pagina, ed è il motivo per cui la sovrapposizione non può accadere nemmeno nel secondo esatto in cui due persone premono insieme.
Conferme, promemoria e no-show
Alla conferma il cliente riceve un'email con giorno, ora e indirizzo: è la prova che la prenotazione esiste, ed è anche quello che riduce chi non si presenta. Dalla tua parte, la scheda del cliente tiene il conto di quante volte è venuto e quante volte no.
Il no-show non si combatte con una regola sola. Si combatte con tre cose che il software può darti: la conferma immediata, lo storico sotto gli occhi di chi risponde al telefono, e la possibilità di riconoscere chi ha già disdetto tre volte prima di dargli il posto più richiesto della settimana.
Da dove arrivano le prenotazioni
Un sistema di prenotazioni serve a poco se vive in un posto solo. Queste sono le quattro porte, e portano tutte allo stesso registro.
- La pagina pubblica Un indirizzo tuo, con il tuo nome e le tue foto sopra, da mettere su Google, nella biografia dei social e nelle risposte automatiche.
- Il widget nel tuo sito Se un sito ce l'hai già, il modulo di prenotazione si incolla dentro le tue pagine con poche righe di HTML. Resti a casa tua.
- Il QR Stampato sul biglietto da visita, sul volantino o in vetrina: chi passa prenota senza cercarti, anche quando sei chiuso.
- Il telefono Chi risponde le inserisce a mano e finiscono nello stesso registro. Non esiste un'agenda per il web e una per le telefonate.
Quello che si fa da solo
Le automazioni utili in un'attività piccola sono poche, e nessuna è spettacolare: sono i gesti che nessuno ricorda mai di fare, e che a farli a mano costano mezz'ora al giorno.
- La conferma al cliente parte da sola quando la prenotazione entra
- Gli orari liberi si ricalcolano a ogni prenotazione e a ogni disdetta
- Il sito pubblico mostra orari e listino aggiornati senza una seconda modifica
- La giornata si chiude da sola a un'ora decisa da te, con il suo riepilogo salvato
I clienti restano tuoi
Chi prenota entra nel tuo archivio: contatti, storico, quanto ha speso, se si è presentato. Non entra in una vetrina condivisa dove, subito sotto il tuo nome, compaiono tre concorrenti a trecento metri.
È la differenza fra un software che ti dai e un portale a cui ti iscrivi. Il primo costa un abbonamento fisso e ti lascia i clienti; il secondo costa una quota su ogni prenotazione e i clienti li considera suoi. Non è una condanna dei portali — portano gente che non ti conosce, e per qualcuno vale la pena — ma sono due strumenti diversi, e conviene sapere quale dei due si sta comprando.
Quanto costa
- 14 giorni prova completa Tutto acceso, senza carta di credito. Si prova sulle prenotazioni vere, non su dati finti.
- CHF 29.90 / mese piano Basic Un'attività col suo sito, prenotazioni comprese, più il resto del gestionale: clienti, listino, incassi, personale.
- CHF 79.90 / mese piano Pro Fino a cinque attività e cinque siti dallo stesso account, ognuna con le sue prenotazioni.
Nessuna commissione per prenotazione e nessuna percentuale sugli incassi: quanto paghi non dipende da quanto lavori. Gli importi sono in franchi, che è anche la valuta dell'addebito.
Domande frequenti
Serve già avere un sito per ricevere prenotazioni?
No. La pagina di prenotazione è un indirizzo pubblico che esiste da sola e si può mettere ovunque. Se un sito ce l'hai già, puoi invece incorporare il modulo nelle tue pagine; e se non ce l'hai, LyamFlow può costruirtene uno gratis.
Si integra con Google Calendar?
Non c'è una sincronizzazione con calendari esterni. Il calendario di LyamFlow è quello del gestionale, ed è anche quello che decide le disponibilità: tenerne due che si parlano a metà è il modo più rapido per avere due verità diverse sullo stesso orario.
Posso chiedere un acconto al momento della prenotazione?
Per gli alloggi sì, ma come importo: chi prenota una camera vede «acconto alla conferma» calcolato sulla percentuale che imposti tu, e lo si incassa fuori dal sito. L'addebito automatico della caparra con la carta, al momento della prenotazione, oggi non c'è — il pagamento online è quello del conto, che il cliente salda da un QR a cose fatte.
Le prenotazioni telefoniche vanno inserite due volte?
No. Chi risponde le scrive una volta nel gestionale e da quel momento occupano il posto per tutti gli altri, esattamente come quelle arrivate dal web. Il registro è uno solo.
Funziona anche per chi non ha tavoli?
Sì: la risorsa prenotabile cambia con il mestiere — tavoli in un ristorante, poltrone in un salone, camere in un B&B, fasce orarie in uno studio. Il calcolo della disponibilità è lo stesso, cambia cosa si occupa.
Quanto ci vuole a mettere online le prenotazioni?
Il grosso è dire com'è fatta la tua attività — orari, servizi con la loro durata, posti disponibili — e una procedura guidata lo chiede tutto in una volta. Dalla registrazione alla prima prenotazione online passa in genere una ventina di minuti.
La versione del tuo mestiere
- Ristoranti Software prenotazioni ristorante: coperti, tavoli e doppie prenotazioni.
- Ristoranti in Svizzera La pagina svizzera: franchi, Ticino e abitudini locali.
- Tutti gli altri mestieri Il gestionale per attività: saloni, studi, palestre, artigiani, veterinari.
- Mi serve anche il sito Creazione siti web con AI, con la prenotazione già dentro la pagina.
Due settimane di prenotazioni vere, gratis
Tutto acceso, senza carta di credito. Se dopo quattordici giorni non ti serve, smetti e non è successo niente.